こんにちは。てぃろです。
今回はちょっとした表の書き方についてのコラムです。
よく仕事で「表を埋めてください」と言われることがありますし、自分でも依頼することやドキュメントで書いていくこともあります。
この表を埋めるときに、記入しないセルを残していないでしょうか？
本当は何かしら書くべきところに書いていないというのが明らかなのであれば、無記入なままではダメだということが誰にでもわかるでしょう。
でも、そんなことっていつもあるのでしょうか？
その表を初めて見る人、特にその表についての文脈を知らず、何が書いてあるかわかっていない人に書いてある内容が伝わるでしょうか？
例えば、Yes/Noで書く列が合ったとして、こんなことを誰もが一度は考えたことはないでしょうか？
「Yes/Noで書くところなんだから、Yes以外の無記入はNoでしょ」
これは個人の思い込みです。
無記入なのはもしかしたら表は完成していないのかもしれません。記入漏れなだけかもしれません。意図せず書いてないということはほんとはYesで記入されるところがあったのかもしれません。いやしかし逆に意図して書いてないのかもしれません。しかしその人の意図が「無記入はすべてNoである」と考えているなんて誰が保証できるでしょうか？
このように無記入というのは解釈の幅があって曖昧な情報になってしまいます。
ドキュメントはそのドキュメントを見ただけですべてがわかるように書かれていることが理想です。補足や問い合わせが必要になればその分二人分の時間が追加で必要になってしまいます。
表を少し埋めるくらいでその二人分の時間もストレスも減るなら安いものです。
なので、表で無記入なセルは必ずなくしましょう。
「でも、書くべきものがない場合もあるよ？」という反論もあるでしょう。
私はそういうセルは「-（ハイフン）」を入れるなどして、何も書くことがないということを示す文字を入れるようにします。プログラムで言うnullを入れるようなイメージです。
こうすることで、「書くべきところには全て書きました。各必要がない箇所についてもすでに確認済です」ということを読み手に伝えることができます。
こういった細かな気遣いが仕事全体の生産性を底上げしていくものと私は信じています。
